5 astuces pour tuer les courriels qui ne servent à rien en entreprise

Technologie : Méthode, techniques, utilisation d’espaces et de supports ; Slack ou Microsoft Teams ne sont pas les seuls outils à même de réduire le volume d’email que nous recevons chaque jour. Voici quelques conseils.

Nous détestons les monceaux de courrier électronique qui assomment nos boites de réception dès le matin. Surtout quand les expéditeurs siègent à quelques mètres de notre bureau. Quelques organisations s’essaient à supprimer ce que nombre d’entre nous considèrent comme une nuisance. Sans succès réel.

5 astuces pour tuer les courriels qui ne servent à rien en entreprise - 2017 - 2018

Tout en l’acceptant comme un mal nécessaire, voici néanmoins 5 façons (et oui, nous mettons volontairement Slack de côté, parce que tout le monde connaît ce type de solution) de réduire la bureaucratie du courrier électronique, rendre la vie de bureau plus supportable, et votre organisation plus efficace.

1. Ne pas se mettre aux courriels dès le matin

Un conseil de méthode pour commencer. Que faites-vous dès que vous arrivez au bureau le matin (ou dès que vous regardez votre smartphone) ? Vous vérifiez vos mail. Bien sûr. Et si vous faisiez autre chose à la place ?

Une bonne heure de travail peut être réalisée en amont de la consultation des mails : lire des dossiers, rédiger des documents, … Il y a tant à faire. Ensuite, mettez-vous aux mail. Il est même possible que votre travail du matin vous aide à mieux répondre aux sollicitations des courriels.

2. Quatre phrases (ou moins)

C’est une règle ardue à suivre mais qui doit permettre de fluidifier la lecture des courriels. http://four.sentenc.es/ est une méthode simple qui s’inspire des SMS et de Twitter : quatre phrases par réponse à un mail, point barre. Le but : augmenter l’efficacité de la communication.

Quiconque envoie et reçois des informations depuis son ordinateur ou son smartphone au quotidien sait à quel point cette simple règle peut aider. Pour les plus radicaux, vous pouvez regarder ici : http://two.sentenc.es/ ou là : http://three.sentenc.es/. Et pour ceux qui sont rétifs, voici là de quoi trouver (un peu) plus de souplesse : http://five.sentenc.es/. Bien sûr la brièveté d’un message ne saurait s’affranchir des règles essentielles de grammaire et de courtoisie.

3. Organiser des stand ups

Et si moins d’email passait par plus de rencontres en face-à-face ? Nous ne préconisons en rien la réunionite, conséquence d’une gouvernance délétère et de chaises confortables. Notre équipe de développeurs se réunit chaque matin debout et tasse de café en main dans un coin de l’open space. Objectif : que chacun dise en 30 secondes là ou il en est sur son ou ses projets en cours. De quoi shunter nombre de mails inutiles en quelques mots.

Peu de blague, pas de bavardage, pas de digression. Partage d’informations utiles sur les sprints en cours au nombril, simplement un partage d’emplois, des travaux à accomplir et tout ce qui concerne les projets actuels ou les sprints. Ce genre de réunion en mode “standup” est tout à fait caractéristique des équipes agiles.

4. Utiliser les murs

Qu’ils soient lépreux ou blancs comme neige, les murs de vos locaux sont des espaces à occuper. Des lieux où visualiser l’état de vos projets et afficher les informations les plus importantes pour les collaborateurs. De quoi s’épargner quelques courriels là aussi.

5. Un blog interne

Mais si les murs ont la parole, difficile de leur faire supporter une conversation. D’où les “reply” sans nombre qui boursouflent les boites mail. Et la confidentialité du courrier électronique est un problème en soit. Difficile de chercher dans l’historique, difficile de suivre l’évolution d’un projet en consultant les mails.

Automattic (la société mère de WordPress) utilise un blog interne pour gérer les projets. Un blog ? Pas n’importe quel blog. Le thème P2 (à essayer ici) permet de faire une sorte de micro-blogging en interne, avec des fonctionnalités de commentaire et de recherche inclues. De quoi conserver un historique d’une traite également.

Et si vous y tenez vraiment, alors oui vous pouvez utiliser Slack, ou Microsoft Teams.

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Source : L’article 5 astuces pour tuer les courriels qui ne servent à rien en entreprise >> est extrait de ZDNet

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2017-09-18T18:29:35+00:00

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